Zakelijke laadpas en BTW-teruggave: Hoe zit dat?

Joost van Dam

EV-rijder en duurzaamheidsexpert

Je zakelijke laadpas is meer dan alleen een handige manier om je elektrische auto op te laden. Als je slim gebruikmaakt van de BTW-teruggave, bespaar je elk jaar honderden euro’s.

Het klinkt ingewikkeld, maar dat is het niet. Wij helpen je stap voor stap op weg met je New Motion laadpas.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Voordat je de BTW kunt terugvragen, moeten een paar zaken op orde zijn. Zonder deze documenten kom je niet ver.

• Een zakelijke New Motion laadpas: vraag deze aan via je werkgever of je eigen bedrijf.
• Een zakelijke bankrekening: de kosten moeten hierop verschijnen.
• Je BTW-identificatienummer: deze vind je op je KvK-inschrijving.
• Een overzicht van je laadsessies: New Motion biedt deze aan via hun online portal.
• Je zakelijke kilometeradministratie: bijvoorbeeld een spreadsheet of een app.

Zonder deze vijf items loop je vast. Check dus even of alles paraat staat.

Stap 1: Log in bij New Motion en download je sessieoverzicht

Elke laadsessie bij New Motion wordt automatisch geregistreerd. Die data heb je nodig voor je BTW-aangifte.

1. Open de website van New Motion en log in met je zakelijke account.
2. Klik op ‘Mijn gegevens’ en dan op ‘Laadsessies’.
3. Selecteer de gewenste periode: kies voor een maand of een kwartaal.
4. Download het overzicht als PDF of Excel-bestand.

Deze download duurt hooguit een minuut. Sla het bestand op in een mapje met de naam ‘BTW 2024’. Veelgemaakte fout: download je de sessies niet per maand, dan kost het extra tijd om ze later te sorteren. Doe het meteen.

Stap 2: Bepaal welke kosten zakelijk zijn

Niet elke laadsessie is zakelijk. Rijd je ook privé?

1. Open je kilometeradministratie.
2. Markeer elke rit als zakelijk of privé.
3. Vergelijk je ritgegevens met het New Motion-sessieoverzicht.
4. Tel alleen de zakelijke laadsessies bij elkaar op.

Dan moet je die ritten scheiden. Stel: je laadt in maart 2024 twintig keer. Vijftien sessies zijn zakelijk, vijf privé.

Je telt dus alleen de vijftien zakelijke sessies. Tip: gebruik een aparte kleur in je spreadsheet voor zakelijke ritten.

Dat scheelt tijd bij het controleren, zeker als je gebruikmaakt van handige functies zoals Autocharge.

Stap 3: Bereken de BTW over je laadkosten

Over zakelijke laadsessies mag je 21% BTW terugvragen. New Motion rekent deze BTW automatisch aan, maar je moet het wel zelf verwerken.

1. Open je overzicht van zakelijke laadsessies.
2. Tel de totale laadkosten exclusief BTW op.
3. Tel de BTW over deze kosten apart op.
4. Vul deze bedragen in bij je BTW-aangifte.

Stel: je zakelijke laadsessies kosten in totaal €150 exclusief BTW. De BTW is dan €31,50. Deze €31,50 mag je terugvragen. Veelgemaakte fout: sommige gebruikers vergeten de BTW over de laadpas te betalen. New Motion stuurt een factuur met BTW, dus zorg dat je deze bewaart.

Stap 4: Vul je BTW-aangifte in

De Belastingdienst verwacht je BTW-teruggave in je reguliere BTW-aangifte. Zo voorkom je verrassingen op je maandelijkse laadfactuur en stort de Belastingdienst het bedrag binnen drie weken op je zakelijke rekening.

1. Log in bij de Belastingdienst met je DigiD of eHerkenning.
2. Open je BTW-aangifte voor het desbetreffende kwartaal.
3. Vul onder ‘BTW over inkopen en kosten’ je laadkosten in.
4. Gebruik code ‘BTW aftrekbaar’ voor de zakelijke laadsessies.
5. Controleer of het ingevulde bedrag klopt met je berekening.
6. Verstuur de aangifte.

Tip: bewaar alle documenten minimaal zeven jaar. De Belastingdienst mag controleren.

Stap 5: Controleer je zakelijke laadpas-facturen

New Motion stuurt maandelijkse facturen voor je laadpas. Deze facturen zijn je bewijs voor de Belastingdienst.

1. Open je e-mail of het New Motion-portal.
2. Download de factuur van de desbetreffende maand.
3. Check of het BTW-nummer klopt.
4. Controleer of de factuur de zakelijke sessies apart vermeldt.
5. Bewaar de factuur in je BTW-map.

Een factuur moet aan drie eisen voldoen: jouw bedrijfsnaam, je BTW-nummer en een specificatie van de kosten. Zonder deze gegevens accepteert de Belastingdienst de factuur niet. Veelgemaakte fout: facturen per e-mail niet opslaan. Maak direct een PDF aan en zet deze in je map.

Stap 6: Gebruik de New Motion app voor extra controle

De New Motion app geeft realtime inzicht in je laadsessies. Handig voor je administratie.

1. Open de New Motion app op je telefoon.
2. Klik op ‘Laadsessies’.
3. Filter op ‘Zakelijk’.
4. Check of alle sessies kloppen met je kilometeradministratie.
5. Exporteer de lijst als Excel-bestand.

De app is gratis en werkt op iOS en Android. Je kunt sessies tot twee jaar terugzien. Tip: stel een maandelijkse herinnering in om te begrijpen hoe de facturatie van publieke laadbeurten werkt. Dat voorkomt stress aan het eind van het jaar.

Verificatie-checklist

Gebruik deze checklist om te controleren of je alles goed hebt gedaan.

• Heb je een zakelijke New Motion laadpas?
• Staat je zakelijke rekening gekoppeld?
• Heb je je sessieoverzicht gedownload?
• Zijn alle zakelijke ritten gemarkeerd?
• Is de BTW correct berekend (21%)?
• Staan de laadkosten in je BTW-aangifte?
• Zijn alle facturen bewaard?
• Klopt je BTW-nummer op de facturen?

Als je alle items kunt afvinken, ben je klaar voor je BTW-teruggave.