RFID-kaarten beheren voor je werknemers: Wie mag waar laden?
Stel je voor: je hebt een mooi wagenpark voor je medewerkers, volledig elektrisch. Iedereen laadt braaf op.
Maar wie laadt er eigenlijk waar? En wat als die ene werknemer die zeldzame, dure snellader bij het distributiecentrum inneemt, terwijl hij eigenlijk alleen maar bij het kantoor hoeft op te laden? Zonder de juiste beheersystemen is het een chaos van jewelste.
Met RFID-kaarten van The New Motion zorg je voor overzicht, rust en controle.
Je bepaalt precies wie, waar, wanneer mag laden. Geen verrassingen op de factuur, geen ruzie over de laadpalen en een gelukkig team.
RFID-kaarten beheren: wat is het eigenlijk?
Een RFID-kaart is simpelweg een pasje dat je werknemer bij een laadpaal houdt. De letters staan voor Radio-Frequency Identification.
Het is een contactloze technologie. De kaart zendt een uniek signaal uit naar de paal, waardoor de laadsessie start en direct op het juiste account wordt geregistreerd.
Bij The New Motion noemen we dit een ‘keycard’ of ‘laadpas’. De kaart ziet eruit als een creditcard. Makkelijk mee te nemen in de portemonnee.
Geen ingewikkelde apps nodig om te beginnen. De werknemer houdt de pas tegen de paal, het lampje gaat groen, en laden kan beginnen. Het systeem herkent direct wie de pas heeft en welke rechten die persoon heeft. De kracht zit ‘m in de software achter de pas.
Via het online account van The New Motion bepaal jij als beheerder wie wat mag.
Wil je dat Jan alleen bij het kantoor laadt? Of mag Maria ook onderweg laden bij openbare palen?
Jij zet de rechten aan en uit met één klik. Het is een digitale sleutelbos voor je hele wagenpark.
Waarom dit onmisbaar is voor je bedrijf
Stel je voor dat je geen controle hebt. Een werknemer laadt zijn privé-auto op kosten van de zaak.
Een ander neemt de duurste snellader in beslag voor een simpele thuiskomst. Zonder RFID-beheer is het lastig om dit te voorkomen. Je zit met onverwachte kosten en frustraties.
Met RFID-kaarten van The New Motion weet je precies wat er gebeurt.
Elke laadsessie is direct zichtbaar in het online dashboard. Je ziet wie, waar, hoeveel geladen is en wat het kost. Geen gedoe met bonnetjes of onduidelijke facturen.
Alles is automatisch en transparant. Het bespaart ook tijd.
Je hoeft niet handmatig laadkosten te vergoeden. De rekening gaat rechtstreeks naar het bedrijf, of naar de werknemer als het privégebruik betreft.
Dit voorkomt discussies en zorgt voor een eerlijke verdeling. Bovendien motiveert het je team: iedereen weet dat de laadmogelijkheden eerlijk zijn verdeeld.
Hoe het werkt: de kern van het systeem
Het proces is eenvoudig. Eerst bestel je de RFID-kaarten via je account bij The New Motion.
Je ontvangt ze binnen enkele werkdagen per post. Elke kaart heeft een uniek nummer dat je direct koppelt aan een werknemer of voertuig. Vervolgens log je in op het online portal.
Daar vind je een overzicht van alle kaarten. Per kaart kun je rechten instellen.
Je kiest uit drie hoofdopties: alleen laden bij eigen laadpalen (op kantoor of bedrijfsterrein), laden bij alle openbare palen van The New Motion, of een combinatie. Wil je laadpalen voor bezoekers gratis aanbieden of tegen betaling? Ook dat beheer je eenvoudig. Je kunt ook specifieke locaties uitsluiten of toestaan. De werknemer ontvangt de kaart en activeert deze via de app of website.
Vanaf dat moment werkt de kaart direct. Bij een laadpaal houdt de werknemer de kaart tegen de lezer.
Binnen een seconde start de sessie. De paal geeft groen licht en de laadsessie begint.
De gegevens worden realtime naar het dashboard gestuurd. Jij ziet het direct gebeuren. Je kunt ook limieten instellen. Bijvoorbeeld een maximum laadvermogen per dag of een budget per maand.
Handig voor werknemers die vaak onderweg zijn. Of voor medewerkers met een leaseauto waarbij je het privégebruik wilt beperken. Alles is in te stellen per persoon, per voertuig of per locatie.
Prijzen en opties: wat kost het?
De RFID-kaarten van The New Motion zijn voordelig en transparant. Een losse kaart kost €10 tot €15 per stuk, afhankelijk van de bestelhoeveelheid.
Voor een bedrijf met 10 werknemers betaal je dus ongeveer €100 tot €150 voor de kaarten. Dit is een eenmalige investering. Daarnaast betaal je een abonnement voor het beheerplatform.
The New Motion biedt een Basis-abonnement aan voor €5 per maand per kaart.
Dit omvat het beheer van rechten, facturatie en toegang tot het dashboard. Wil je meer functionaliteiten, zoals geavanceerde rapportages of integratie met je boekhoudsysteem? Kies dan voor het Premium-abonnement voor €10 per maand per kaart. De laadkosten zelf verschillen per locatie en tarief.
Bij eigen laadpalen op kantoor betaal je het stroomtarief van je energieleverancier, vaak rond €0,20 tot €0,30 per kWh. Bij openbare palen van The New Motion variëren de tarieven, maar liggen ze meestal tussen €0,30 en €0,50 per kWh.
Snelladers zijn duurder, tot €0,60 per kWh. Je werknemers laden altijd tegen het geldende tarief, en jij ziet de kosten per sessie in het dashboard. Extra kosten zijn er nauwelijks.
Geen verborgen kosten voor kaartvernieuwing of onderhoud. De kaarten gaan jaren mee, tenzij ze kwijtraken.
Verlies je een kaart? Dan blokkeer je deze direct in het dashboard en bestel je een nieuwe voor €10. Simpel en snel.
Praktische tips voor soepel beheer
Begin klein. Test eerst met een paar werknemers voordat je het hele wagenpark uitrust.
Kies voor je meest frequente laadgebruikers, zoals je sales team of logistiek medewerkers.
Zo ontdek je snel wat werkt en wat niet. Geef elke werknemer een persoonlijke kaart. Geen gedeelde kaarten. Dit voorkomt misbruik en zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheid.
Koppel de kaart direct aan het voertuig in het systeem. Zo zie je precies welke auto waar laadt. Stel heldere regels op voor je team. Leg uit wie waar mag laden en waarom.
Bijvoorbeeld: “Thuisladen is alleen voor de thuiskomst, niet voor privé-ritten.” Of: “Snelladers zijn voor lange ritten, niet voor korte ritjes.” Dit voorkomt discussies en zorgt voor begrip.
Monitor regelmatig je dashboard. Check wekelijks de laadsessies en de kosten.
Zie je afwijkend gedrag? Spreek de werknemer aan. Het systeem geeft je de data om een goed gesprek te voeren.
Blijf flexibel: soms heeft iemand een keer een andere laadpaal nodig. Pas de rechten aan waar nodig.
Denk aan de toekomst. Groeit je bedrijf? Bestel dan op tijd extra kaarten. The New Motion levert snel, dus je bent nooit lang zonder.
En vergeet niet om de kaarten jaarlijks te controleren op slijtage. Vervang kapotte kaarten direct om problemen te voorkomen.
Met RFID-kaarten van The New Motion en de juiste interoperabiliteit van laadpassen voor zakelijke rijders wordt laden voor je werknemers een eitje.
Geen chaos, geen verrassingen. Dankzij automatische verrekening met de werkgever behoud je overzicht, controle en tevreden medewerkers. Aan de slag!