Als je een bedrijf hebt en op factuurbasis werkt dan herken je het hoogstwaarschijnlijk. Klanten die de factuur niet op tijd betalen. Best wel een groot probleem want een behoorlijk deel van de faillissementen in het MKB hebben te maken met facturen die niet of te laat betaald worden. Om schade hieruit te voorkomen is het belangrijk dat je strak op je debiteuren zit. Een goede herinneringsfactuur is dan een belangrijk element. Meestal een dag of 5 na het verstrijken van de betalingstermijn verstuur je de 1e herinneringsfactuur. De standaard betalingstermijn die vaak gehanteerd wordt is 7 dagen. Als je klant verder geen liquiditeitsproblemen heeft dan zal in het overgrote deel van de gevallen de factuur voldaan worden. Maar waar moet je nog meer op letten naast de herinneringsfactuur? In dit blog vertellen we er meer over.
Wat moet ik naast de herinneringsfactuur versturen nog meer doen?
Met alleen een goede herinneringsfactuur ben je er helaas niet. Het is verstandig om binnen je bedrijf nog een aantal zaken te regelen om te zorgen dat de debiteurentermijn zo kort mogelijk is. Als eerste is het belangrijk om te zorgen dat het debiteurenbeheer een duidelijke plek heeft binnen je onderneming en dat duidelijk is wie zich ermee bezighoudt. Het helpt vaak ook als je duidelijke doelen stelt. Zo weet iedereen wat er voor resultaten bereikt moeten worden. Een goed doel is bijvoorbeeld de debiteurentermijn. Is deze lekker kort dan zal je veel ruimer zitten in je liquide middelen en dat geeft weer meer ruimte om te ondernemen. Ook is het belangrijk om je proces strak uit te schrijven. Dus wanneer stuur je de eerste herinneringsfactuur. Wat doe je daarna? Vaak is dat telefonisch contact opnemen of de 2e herinneringsfactuur versturen. Als laatste stap voordat overdracht naar het incassobureau plaatsvindt wordt de ingebrekestelling verstuurd.
Waar moet de herinneringsfactuur aan voldoen?
Dat ligt er een beetje aan welke het is. De 1e herinneringsfactuur is mild van toon. Hierbij moet je er ook nog vanuit gaan dat je klant de factuur even over het hoofd gezien heeft en wel zeker bereid is om de factuur te voldoen. Zorg ook dat alle betalingsgegevens erop staan. Je moet het je klant zo gemakkelijk mogelijk maken om de factuur te voldoen. De 2e herinneringsfactuur mag al wat zakelijker en iets minder vriendelijk zijn. Alhoewel je de relatie met de klant niet wil verstoren. Een klant zal echter begrijpen dat het wat strenger is na het twee keer overschrijden van de betalingstermijn.
